Kariera Jak robić, by się nie narobić i zostać najbardziej efektywnym pracownikiem w firmie

Jak robić, by się nie narobić i zostać najbardziej efektywnym pracownikiem w firmie. Oto 7 sposobów

Jak robić, by się nie narobić i zostać najbardziej efektywnym pracownikiem w firmie. Oto 7 sposobów
[fot: PeskyMonkey/iStockphoto]


Vilfredo Pareto, znany ekonomista i socjolog sformułował złotą zasadę 80:20. Włoski naukowiec udowodnił swoimi badaniami, że zaledwie 20 proc. nakładu czasu przynosi aż 80 proc. efektów i na odwrót - 80 proc. czasu poświęcamy na rzeczy, które przynoszą tylko 20 proc. efektów.


Izabela Kielczyk
- Jeśli tracisz czas, tracisz również pieniądze! To bardzo powszechna i stara zasada biznesu. Niestety szacuje się, że ponad połowę tego kapitału marnotrawimy z własnej winy. Czasem wystarczy kilka zmian w organizacji dnia, by przejąć kontrolę nad swoją pracą - przekonuje rozmowie z MenStream.pl Izabela Kielczyk, psycholog biznesu.



Oto skuteczne wskazówki, jak zorganizować sobie dzień pracy, skończyć ją wcześniej i nie przesiadywać po godzinach.

1. Plan to podstawa działania
Uwielbiam, kiedy wszystko idzie zgodnie z planem - mawiał John Hannibal Smith, z popularnego serialu telewizyjnego Drużyna A. I to motto powinno przyświecać każdemu, kto nie chce stracić kontroli nad czasem. Właściwy plan to podstawa zorganizowanego mężczyzny.

- Na początek należy się zastanowić, jaki sposób pracy jest dla nas najbardziej efektywny. Czy jesteśmy bardziej aktywni z rana, czy raczej koło południa. To pozwoli ustawić kolejność wykonywanych zadań, priorytety i określić ile czasu na dane zadnie zwykle poświęcamy
- tłumaczy Izabela Kielczyk.

Jak dowodzą eksperci z Centrum Badań nad Zaburzeniami Snu i Czuwania z Nowego Jorku, około godziny 10 rano przeciętnemu pracownikowi najłatwiej jest się skoncentrować na wykonywanych obowiązkach. W tym czasie mózg jest odpowiednio odżywiony i dotleniony, a więc gotowy na rozwiązywanie trudnych problemów, zagadek logicznych i pracy na pełnych obrotach.

Z kolei między 13 a 14 odczuwamy zmęczenie i spadek energii, więc możemy poświęcić tę godzinę na przykład na przeglądanie poczty czy segregowanie papierów. Po godzinie 18 efektywność pracy z reguły dramatycznie spada.

REGUŁA PARKINSONA

Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie

Regułę tę na łamach tygodnika Economist przedstawił były doradca rządu Wielkiej Brytanii, Cyril Northcote Parkinson. Mówi ona, że dana czynność potrwa tyle, ile sami założyliśmy, że potrwa. Dotyczy to jednak tych zadań, które wykonujemy sami i na które mamy osobisty wpływ.


- Znajomość własnego biorytmu zwiększa efektywność pracy. Jednak każdy ma indywidualny sposób pracy i dobrze jest jeśli uwzględni go w planie dnia - dodaje Izabela Kielczyk. - Pomocne mogą się okazać krótkie i czytelne notatki, z których można wykreślać załatwione sprawy, albo wirtualne fiszki na ekranie komputera, dzięki którym nie zapomnimy co mamy do zrobienia w kolejnym dniu pracy - dodaje.

2. Ustal priorytety!
- Planując pracę i tworząc listę zadań trzeba zastanowić się co jest naprawdę ważne. Do każdego zadania należy właściwie dobrać dzień tygodnia. Na przykład spotkania biznesowego nie powinno się zostawiać na piątek, kiedy myślimy już o weekendzie. Również duże raporty zostawione na koniec tygodnia nie są najlepszym pomysłem. Lepiej zająć się nimi na początku, aby był czas na ich realizację i ewentualne korekty - wyjaśnia Izabela Kielczyk, psycholog biznesu.

Naukowcy badający strukturę pracy ukuli termin śląski obiad, dotyczy on kolejności wykonywanych zadań. W myśl tej zasady, przyjemne obowiązki należy wykonywać na początku pracy, aby osłodzić nimi mniej przyjemną resztę zadań.

- Dla jednych będzie to sposób na szybkie zredukowanie listy zadań, dla innych zostawienie trudnych zadań na koniec może skończyć się utratą motywacji i zmęczeniem, w efekcie odsiadywaniem nadgodzin. To bardzo indywidualne, w jakiej kolejności wykonujemy obowiązki. Ważne, aby zajmować się nimi od początku do końca, a nie przeskakiwać między kolejnymi. W taki sposób nigdy nie zamkniemy projektów - dodaje ekspertka.

Kamienie i piasek

Zasada ta często przeciwstawiana jest regule śląskiego obiadu. Zakłada ona, aby zaczynać pracę od najbardziej czasochłonnych zadań - tak zwanych kamieni, żeby zdążyć również z tymi nie wymagającymi dużego zachodu - tzw. piasku.


- Brak planowania i weryfikacji swoich zadań pogrąża pracownika. Brak odróżnienia rzeczy pilnych, ważnych od takich, które są ważne, ale mogą poczekać i takich, które są rutynowymi złodziejami czasu naszego czasu, powoduje, że zajmujemy się wszystkim na raz i na ogół z niczym nie zdążamy - podsumowuje Robert Milczarek, psycholog, trener i coach, właściciel Centrum Rozwoju HOLIS.

3. Wyeliminuj przeszkadzajki
Dla zwiększenia efektów i eliminowania z rytmu pracy elementów rozpraszających uwagę przydatna może się okazać czarna lista przeszkadzajek. Wypisanie tych wszystkich rzeczy, które odrywają od zadania pozwoli ograniczyć ich liczbę.

Statystyczny mężczyzna spędza na wykonywaniu obowiązków zawodowych niemal 42 godziny w każdym tygodniu - w przypadku kobiet czas ten wynosi niecałe 38 godzin - wynika z badania Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich.
- Lista może być naprawdę długa, chociaż na pierwszy rzut oka wydawać się będzie niewinna. Spływające ciągle e-maile, które co chwilę przeglądamy, telefony w różnych sprawach - czasem również służbowe, papierosy, kawa, internetowe newsy i oczywiście Facebook. Wszystko to wydłuża naszą pracę, chociaż każde z osobna zajmuje nam tylko chwilę - mówi psycholog biznesu.

Jak obliczyli szwedzcy naukowcy z Karolinska Institutet, pogawędki ze współpracownikami zabierają nawet do 30 procent naszego czasu pracy. Natomiast firma Nucleus Research opublikowała badania pokazujące, że przeciętny pracownik w krajach rozwiniętych traci około 6,5 minuty dziennie na uporanie się z niechcianą pocztą, nie mówiąc już o prywatnych mailach.


Robert Milczarek
Fot. Holis
- To jak tabelka kalorii. Zliczamy co jemy i w jakich ilościach, alby zobaczyć z czego mamy zrezygnować, aby schudnąć. Podobnie jest z odchudzeniem naszego dnia pracy. - wyjaśnia Robert Milczarek - Lista zadań i spraw jakie wykonujemy po przekroczeniu progu biura po zamknięcie dnia pracy pokaże na czym tracimy najwięcej czasu. Tylko bez idealizowania!
4. Naucz się odmawiać!Aby efektywnie wykonywać obowiązki, należy przede wszystkim mierzyć siły na zamiary. Branie na siebie wszystkiego wcale nie wyjdzie na dobre. Cóż z tego, że w pierwszej chwili pracodawca doceni twoje zaangażowanie, jeśli okaże się jednak, że nie wyrabiasz z czasem, albo praca, która wykonujesz jest niedokładna, pełna błędów lub powierzchowna.

- Trzeba czasem powiedzieć stop! Liczba nie może zaciążyć na jakości wykonywanego zadania. To droga donikąd. Jasny komunikat poparty faktem, że ma się już na głowie zadania, które wymagają dokończenia, jest lepiej odbierany niż obiecywanie cudów i niedotrzymywanie terminów - wyjaśnia Izabela Kielczyk.

Podobnie jest w kontaktach ze współpracownikami - należy zachować dystans. Koledzy, którzy wpadają na minutkę, po drobiazg, mogą zburzyć nawet najlepszy plan. Należy nauczyć się więc asertywnie odmawiać, ograniczać czas, który możesz im poświęcić lub zwyczajnie delegować zadania podwładnym.

- Mamy dużo pracy wtedy, gdy mając możliwość rozdzielenia zadań w zespole, bierzemy ją na siebie w całości. Brak delegowania to jeden z podstawowych powodów siedzenia po godzinach. Najczęściej robimy więcej niż powinniśmy robić zgodnie z zakresem naszych obowiązków. To najczęściej charakteryzuje takie osoby, które mają poczucie nadkontroli, perfekcjonizmu, hołdujące zasadzie: jeśli chcesz, żeby było to zrobione dobrze, zrób to sam - mówi Robert Milczarek.
Reguła 60:40

Zakłada, że nie należy przeznaczać całości czasu, którym dysponujemy na kolejne zadania. Optymalnie należałoby zostawić sobie 40 procent czasu na nieprzewidziane sytuacje i ewentualne poślizgi.


5. Zastanów się, czy posprzątać biurko
Jak pokazują badania przeprowadzone przez PriceWaterhouseCoopers Survey, Gartner Group Survey, Work Habits, 48 proc. z nas gromadzi stosy papierów, a podstawową zasadą zarządzania stertą jest jej ciągłe przeszukiwanie.

Z kolei ponad 40 proc. pracowników biurowych przyznaje się do regularnego gubienia dokumentów, a przeciętny pracownik spędza 150 godzin rocznie na szukaniu dokumentów na biurku. Jak przekonują menadżerowie, na szukaniu zagubionych dokumentów spędzamy ponad 6 tygodni rocznie, tworzymy 19 kopii tego samego dokumentu oraz gubimy 1 na 20 z nich.

- Bałagan w miejscu pracy wcale jednak nie musi być taki zły. Owszem, dla osób uporządkowanych chaos będzie rozpraszał i utrudniał efektywną pracę. Są jednak osoby o artystycznych duszach, którzy w bałaganie widzą jakiś ład i w nim czują się najlepiej - wyjaśnia Izabela Kielczyk.

Taki pogląd potwierdzają badania holenderskich naukowców z Uniwersytet w Groningen i Uniwersytetu Erazma w Rotterdamie. Udowodniły one, że osoba, która pracuje w nieładzie, myśli bardziej kreatywnie i szybciej podejmuje decyzje. Eksperymenty badaczy pokazały, że umysł ludzki w zetknięciu z bałaganem momentalnie przełącza się na proste schematy myślowe. Dzięki nim badani skupiali się na meritum sprawy i dużo łatwiej podejmowali decyzje.

6. Rób sobie przerwy
Jak pokazują badania naukowców z Uniwersytetu w Toronto przerwa w pracy zwiększa kreatywność pracownika nawet o 30 procent. Mimo to, zbyt duża ich liczba wydłuża czas pracy i wybija z rytmu pracownika.

- Warto zaplanować sobie mniej, ale za to trochę dłuższych przerw. Trzy w ciągu dnia absolutnie wystarczą. To czas, który przeznaczysz tylko na relaks. Najlepiej organizować sobie je po wykonaniu jakiegoś zadania, będą miały one wówczas walor nagrody i zwiększą efektywność działania - przekonuje Izabela Kielczyk.

To zwiększy szansę, że zakończysz dzień pracy znacznie wcześniej, niż dotychczas. Czasem jednak warto jest poświęcić się i zostać chwilę dłużej, tak by dokończyć wykonywane zadanie. Byleby tylko nie weszło to w nawyk i rutynę.

- Warto jest w wyjątkowych sytuacjach zostać dłużej i dokończyć to, co się zaczęło. Lepiej jest nie przynosić spraw zawodowych do domu. Najlepiej zamknąć drzwi biura, zostawiając za nimi pracę i otworzyć drzwi domu, gdzie oddamy się tylko swoim pasjom i odpoczynkowi - podsumowuje psycholog biznesu.

7. Trzeba być pewnym siebie
Nawet 25 procent ludzi w sposób patologiczny odkłada do jutra to, co powinni zrobić jeszcze dzisiaj – pokazują badania psychologów z Uniwersytetu De Paul w USA. Skłonność ta, zwana prokrastynację może mieć związek z poczuciem własnej wartości. Im jest ona wyższa, tym skłonność do odkładania mniejsza. Osoby z wyższym poczuciem własnej wartości są bardziej pewne tego, że wykonywane przez nich zadanie zakończy się sukcesem, więc rzadziej odkładają przyjemność jego świętowania na później.

Zwlekanie jednak leży w naturze człowieka. Zdaniem naukowców, mózg w toku ewolucji jeszcze nie przestawił się z przyzwyczajeń zbieracko łowieckich. Preferuje więc bardziej szybką, natychmiastową przyjemność niż nagrody, która miałby go czekać w dalekiej, w niepewnej przyszłości. Tak więc dwa dni wolnego od zaraz są bardziej pewne, niż wolne za dwa dni.

Czytaj w Menstream.pl
Sprawdź jak postarać się o sympatię pracodawcy!
Uznanie szefa to droga do szacunku, podwyżki i awansu. Aby zwrócić uwagę zwierzchnika, często trzeba jednak zrobić dużo więcej, niż tylko wykonać pracę prawidłowo. O czym musisz pamiętać?
Meżczyźni flirtują w pracy, bo się nudzą
Podrywasz koleżanki z biura? To wcale nie oznacza, że są w twoim typie. Zdaniem brytyjskich naukowców możesz po prostu być niezadowolony z obecnego miejsca pracy.
Ćwiczenia uratują twoje finanse!
Ludzie posiadający dobrą formę fizyczną mają dwukrotnie niższe prawdopodobieństwo popadnięcia w problemy finansowe. Do takiej konkluzji prowadzi brytyjskie badanie.


Kamienie i piasek

Tagi:

praca

czas

biuro

manager

kariera

efektywność

Przemysław Ciszak
2012-06-06
SKOMENTUJ

  
Podaj trzeci znak kodu R66Me
KOMENTARZE